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关于电子邮件个不成文的规定力量

2021-04-09

关于电子邮件23个不成文的规定

你可能经常使用电子邮件,可电子邮件你真的会写吗?

电子邮件不仅仅是用来写工作的,而且还是与上下级进行工作上的协调和商议的一种渠道。

那就要看看职场上写电子邮件的23个不成文规定了。

1、主题应为描述性语言。

介绍简单两个字不行,若换成介绍:Alex(TheMuse站)//Jennifer(某某公司)便更得体。

2、电邮要尽可能简短。

既可以帮你省时间,更重要的是,也尊重了收信人的时间。

3、回复越快,内容应越简短。

4、若收信人事先不知你要发这封邮件,记得先加一句介绍。

不管你与收信人首次联络还是经常共事,这一点都十分重要。例如,对前者可加一句我们在这儿见的,对后者可写关于我们合作项目的下一阶段等等。

5、把问题和任务项明确地写在开头,而不是最后。

这样一来收信人一下子就能明白你的诉求。

6、若有截止期限,请说明;若要求并不紧急,也请说明。

7、若邮件无需回复,仅供参考,请说明。

8、所有问题请尽可能准确描述。

你觉得这个提案怎么样不够准确,更好一点的版本是我们能接受卖方提出的两万美元的提案吗?

9、多用黑点或数字来编号这样,比大段文字更易速读。

10、重要事项请加粗。

11、不要事事都加粗。

12、使用清晰易读字体。

ComicSans可不算。

13、若不能立即回复,应回复发件人一有进展会立即知会他/她。

以免反复收到追问邮件,同时让对方心里有数,不必白等。

14、仅抄送必要的人。

收到邮件的人越多,回复该邮件的必要性就越低。

15、不必要时别点回复所有人。

谁也不喜欢给全部门收件箱添累赘的人。

16、若发现不必再将某人留在某电邮链中。

那么再发新邮件时应将其转到秘密抄送栏,且在邮件第一行说明。(Sam,多谢帮Mary和我作介绍,现在将你转到秘密抄送了,下面我来做就好了。)

17、要遵从双向选择。

否则,你一发邮件大家就会害怕了。

18、若想更改话题,请重开一封邮件。

可以再加上相关主题和收件人。

19、别重复。

早前杜汶泽得罪内地民 没人需要二十个人回复我也觉得这棒极了!

20、若因工作或生意需要发电邮,记得在页脚处加上联系方式和头衔。

当然,越简短越好。

21、若收件人业务繁忙,完全可以且应该在一两周后在原始邮件基础上追加一封。

很多大忙人都要追加一封才奏效,但追加总共别超过三封。

22、若非特别紧急,48小时内不要追加。

23、若收到或想要发一封言语唐突的邮件,别冲动。

若十分紧急,不如选择打个。

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